При организации семейного архива владелец архива и архивисты выдвигают ряд требований к тому, как будет выполнен архив, какие механизмы будут в него заложены, и насколько эти механизмы будут эффективны в работе с архивом. В ряде случаев является целесообразным объединить в архиве не только ту информацию, ради которой он создан, но и инструменты, с помощью которых может быть выполнены основные функции работы с архивом. Имеется в виду наполнение архива, хранение информации, поиск и доступ к информации, а также побочные функции вроде сортировки и индексирования для поиска, которые облегчат выполнение основных функций.

Благодаря программной реализации хранения и обработки цифровой информации, все эти требования могут быть реализованы в соответствующем приложении.

При формировании основных требований к такому приложению мы исходим из анализа содержания архива и типичных для такого содержимого задач хранения-обработки.

Рассматривая традиционный архив, представленный на бумаге, мы увидим, что его содержимое может быть представлено официальными документами, среди которых свидетельство о рождении, паспорт, свидетельство о браке, смерти, аттестат и прочее. Туда входят биографии, дневники и личные записи, переписка, результаты деятельности общественной, служебной, творческой, будь то мемуары, официальные протоколы или другие данные. Кроме того, там наличествует ряд изображений, представленных фотографическими отпечатками и рисунками. Поскольку архив в своей сути – это слепок памяти человека или целого рода, то в качестве «воспоминаний» в нем могут быть и газетные статьи и вырезки, афиши или корешки от билетов с концерта, а то и вовсе – квитанции. Также, если говорить об архиве, который может характеризовать своего владельца или его близких в полной мере, частью данных могут стать и разного рода коллекции и собрания различных данных, которые могут говорить об увлечениях, мечтах и интересах отдельно взятого индивидуума. Это и открытки из разных мест, и фотографии киноактеров, писателей, а может и статьи, описывающие, к примеру, НЛО. Это может быть даже избранная поэзия любимого автора. Кроме всего прочего, в архивных данных можно обнаружить и описания времени или места, где проживает владелец архива или его семья.

Те же данные могут храниться и в цифровом архиве, а их анализ позволяет нам сортировать и объединять информацию в группы по ряду основополагающих признаков