Для того чтобы ориентироваться в архивных данных и легко находить необходимую информацию используется ряд инструментов.

Одним из инструментов классификации являются ключевые слова. По ним очень легко можно вычленить из массы архивных данных необходимую информацию. Однако, если рассматривать ключевые слова на предмет уязвимости, то ключевые слова в этом плане проявляют себя не лучшим образом. В основном это происходит в результате того, что по сути одни и те же ключевые слова пишутся по-разному, например, для определения данных одного плана используются слова-синонимы, или разные формы одних и тех же слов. Это делает последующий поиск затруднительным. Однако если при заполнении архива данными использовать список ранее использованных ключевых слов, а потом, только в случае отсутствия необходимого ключа, добавлять новые. А при поиске выводить список использованных при наполнении архива ключей, чтобы тот, кто будет искать информацию, мог выбрать интересующие его данные. Чтобы список таких ключевых слов не был громоздким и длинным, слова следует подразделить в соответствии с подходящей иерархией. Только в таком случае использование ключевых слов в работе архивного фонда будет оправданным, исчерпывающим и продуктивным.

Однако ключевые слова – не единственная модель разделения и объединения данных. Куда более перспективной является объектная модель. В этой модели наличествуют два вида объектов – «места» и «люди». Она взята из практики традиционного архива и позволяет создать более сбалансированную и гибкую конструкцию архивного фонда.

Однако поскольку количество лиц, информация о которых может содержаться в семейном архивном фонде может колебаться от нескольких десятков до тысяч, то есть не ограничивается только семейным кругом, целесообразно использовать эту модель для ключевых лиц – семьи, рода владельца архива. Остальных же следует рассматривать через связи с ключевыми фигурами, будь то социальные, служебные и прочие виды связей. Таким образом, становится возможной идентификация огромного числа людей, а также документов, с ними связанных. Примером такой связи можно привести письмо от старого школьного приятеля. Сохраняя получателя – идентифицируем ключевое лицо, отправителя – лицо связанное социальными связями с ключевым объектом.

Таким же образом можно идентифицировать документы по местам, с ними связанным. Они, в свою очередь связаны с другими объектами и документами.

Только сохраняя всю информацию об объектах и их связях можно добиться эффективной систематизации.