Створення сімейного архіву – процес тривалий і копіткий і він, без сумніву займає багато років. Детальний розгляд цього процесу показує, що робота над архівом увазі кілька основних напрямків. По-перше, збір інформації. Йде збереження як поточних даних, документів і фотографій, так і пошук і збереження старої інформації про родичів і старшому поколінні. Наступний напрямок полягає в постійній систематизації одержуваної інформації. Оскільки збір інформації є процесом безперервним, звідси й виникає сталість систематизації. Це означає постійне звернення до всіх інструментів структуризації, сортування і угрупування інформації.
Щоб забезпечити різні види перегляду і сортування, групування та структуризації дуже вигідно мати гнучку систему віртуальних папок, яка може виникати з метафайлів, супроводжуючих архівні документи. Тобто можливі перегляди архіву за ключовими словами, тоді кожна папка являє собою групу файлів, об’єднаних одним ключовим словом, яке в свою чергу може значиться як ім’я цієї паки. Такий же механізм при перегляді за моделлю «люди» – «місця» і будь-якими іншими критеріями, які тільки можуть міститися в метаданих.
Головна особливість полягає в тому, що на відміну від традиційних архівів кожен файл і документ в електронному архіві може дублюватися при перегляді не один раз. У той час як в паперовому архіві такої можливості немає – кожен документ може бути представлений в якій-небудь одній категорії.
Таким чином, якщо файл має у своїх метаданих більше одного ключового слова, то при перегляді за ключовими словами файл з двома ключовими словами буде відзначений у двох папках, а в кожній папці можуть бути підпапки з тими ключовими словами, які відзначені в метаданих вже вибраних документів . Така структура дуже полегшить огляд і серфінг по архіву. Це може стати корисним також у тому випадку, якщо з наявних даних потрібно витягти узагальнюючу інформацію, наприклад, за списком осіб і зв’язкам між ними потрібно сформувати генеалогічне древо. Це також допоможе, якщо потрібно вивести структуровану і наочну інформацію з якоїсь категорії або критерієм.
Якщо розглядати сімейний архів з погляду користування, варто зупинитися на локальній реалізації архіву – мережевий доступ до сімейного архіву не допустимо, оскільки більшість інформації має особистий характер і може бути доступна лише вузькому колу користувачів, серед яких власник архіву і його близькі.
Всі ці особливості необхідно враховувати при програмної реалізації сімейного архівного фонду.