Аналізуючи всю інформацію, яка може бути включена до складу сімейного архіву, що влаштувався на базі сучасного комп’ютера, ми можемо всю інформацію розділити на спочатку цифрову і оцифрованную. До першої ми відносимо цифрові фотографічні знімки, електронна пошта, статті та інформація, опублікована в мережі. До другої – спочатку аналогову, таку як записи з відеокасет, паперові фотовідбитки, рукописні листи, відскановані документи та зображення.
Оцифровка паперів призводить до породження складних документів, які складаються з декількох зображень. Прикладом можуть служити фотографії з пам’ятним написом на звороті, оцифровка яких породжує пару пов’язаних зображень, які, якщо цей зв’язок розірвати, втрачають сенс. Те ж відбувається при оцифрування рукописних листів.
Тобто всі документи при оцифрування можна поділити на одно- і багатосторінкові. Якщо обговорювати багатосторінкові документи, то важливо не тільки оцифрувати всі сторінки і об’єднати їх в один документ, а й зберегти правильний порядок. У такому випадку можна забезпечити послідовний перегляд всіх сторінок, а також оглядати документ цілком. Те ж стосується і колекцій або по-іншому «стопок» зображень. Наприклад, фотографічні знімки, пов’язані з однією подією або датою, буде зручно об’єднати в подобу альбому всередині архіву з заголовним зображенням з самої «стопки» і позначити їх загальної метаінформацією. Даний спосіб об’єднання служить декільком цілям: структуруванню, сортуванню і наочності, а головне дозволяє систематизувати інформацію в архіві.
Такий спосіб зв’язування в чому повторює прийняті в традиційних паперових архівах методи, однак електронні засоби потенційно мають більше можливостей для зв’язування та систематизації. А це означає, що, при правильному підході до організації електронного сімейного архіву, цей потенціал забезпечить низьку трудомісткість процесу систематизації.
Компроміс між жорсткою систематизацією та наочним представленням матеріалу сімейного архіву, що досягається за рахунок реалізації цього потенціалу, дасть у результаті зрозумілу і інформативну структуру, просту в управлінні і зверненні. Це, зрештою, і стане запорукою не тільки зберігання сімейної історії, але і її доступності.