Для того, щоб орієнтуватися в архівних даних і легко знаходити необхідну інформацію використовується ряд інструментів.
Одним з інструментів класифікації є ключові слова. За ним дуже легко можна виокремити з маси архівних даних необхідну інформацію. Однак, якщо розглядати ключові слова на предмет уразливості, то ключові слова в цьому плані проявляють себе не кращим чином. В основному це відбувається в результаті того, що по суті одні й ті ж ключові слова пишуться по-різному, наприклад, для визначення даних одного плану використовуються слова-синоніми, або різні форми одних і тих же слів. Це робить подальший пошук скрутним. Однак якщо при заповненні архіву даними використовувати список раніше використаних ключових слів, а потім, тільки у разі відсутності необхідного ключа, додавати нові. А при пошуку виводити список використаних при наповненні архіву ключів, щоб той, хто буде шукати інформацію, міг вибрати цікавлять його дані. Щоб список таких ключових слів не був громіздким і довгим, слова слід підрозділити відповідно до підходящої ієрархією. Тільки в такому випадку використання ключових слів у роботі архівного фонду буде виправданим, вичерпним і продуктивним.
Однак ключові слова – не єдина модель поділу та об’єднання даних. Куди більш перспективною є об’єктна модель. У цій моделі наявні два види об’єктів – «місця» і «люди». Вона взята з практики традиційного архіву і дозволяє створити більш збалансовану і гнучку конструкцію архівного фонду.
Однак оскільки кількість осіб, інформація про яких може міститися в сімейному архівний фонд може коливатися від декількох десятків до тисяч, тобто не обмежується тільки сімейним колом, доцільно використовувати цю модель для ключових осіб – сім’ї, роду власника архіву. Решту ж слід розглядати через зв’язки з ключовими фігурами, будь то соціальні, службові та інші види зв’язків. Таким чином, стає можливою ідентифікація величезного числа людей, а також документів, з ними пов’язаних. Прикладом такого зв’язку можна навести лист від старого шкільного приятеля. Зберігаючи одержувача – ідентифікуємо ключова особа, відправника – особа пов’язана соціальними зв’язками з ключовим об’єктом.
Таким же чином можна ідентифікувати документи по місцях, з ними пов’язаних. Вони, в свою чергу пов’язані з іншими об’єктами і документами.
Тільки зберігаючи всю інформацію про об’єкти та їхні зв’язки можна домогтися ефективної систематизації.