При організації сімейного архіву власник архіву та архівісти висувають ряд вимог до того, як буде виконаний архів, які механізми будуть в нього закладені, і наскільки ці механізми будуть ефективні в роботі з архівом. У ряді випадків є доцільним об’єднати в архіві не тільки ту інформацію, заради якої він створений, але й інструменти, за допомогою яких може бути виконані основні функції роботи з архівом. Мається на увазі наповнення архіву, зберігання інформації, пошук і доступ до інформації, а також побічні функції начебто сортування та індексування для пошуку, які полегшать виконання основних функцій.

Завдяки програмної реалізації зберігання і обробки цифрової інформації, всі ці вимоги можуть бути реалізовані у відповідній програмі.

При формуванні основних вимог до такого додатку ми виходимо з аналізу змісту архіву і типових для такого вмісту завдань зберігання-обробки.

Розглядаючи традиційний архів, представлений на папері, ми побачимо, що його вміст може бути представлене офіційними документами, серед яких свідоцтво про народження, паспорт, свідоцтво про шлюб, смерті, атестат та інше. Туди входять біографії, щоденники та особисті записи, листування, результати діяльності громадської, службової, творчої, будь то мемуари, офіційні протоколи або інші дані. Крім того, там наявний ряд зображень, представлених фотографічними відбитками та малюнками. Оскільки архів у своїй суті – це зліпок пам’яті людини або цілого роду, то в якості «спогадів» в ньому можуть бути і газетні статті і вирізки, афіші або корінці від квитків з концерту, а то і зовсім – квитанції. Також, якщо говорити про архів, який може характеризувати свого власника або його близьких у повній мірі, частиною даних можуть стати і різного роду колекції та зібрання різних даних, які можуть говорити про захоплення, мріях і інтересах окремо взятого індивідуума. Це і листівки з різних місць, і фотографії кіноакторів, письменників, а може і статті, що описують, наприклад, НЛО. Це може бути навіть обрана поезія улюбленого автора. Крім усього іншого, в архівних даних можна виявити і опису часу або місця, де проживає власник архіву чи його сім’я.

Ті ж дані можуть зберігатися і в цифровому архіві, а їх аналіз дозволяє нам сортувати і об’єднувати інформацію в групи по ряду основоположних ознак